Privacyverklaring

WoodYouCare B.V. levert het WoodYouCare Platform: de tools waarmee bedrijven laten zien aan hoeveel bomen ze bijdragen via WoodYouCare Foundation.

• WoodYouCare B.V.
• Pampuslaan 15, 1382 JM Weesp
• KVK 82110034
• E-mail: wood@woodyou.care

Voor de gegevens van Partners, Gebruikers en bezoekers zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Voeren Partners gegevens in van hun eigen klanten of relaties, bijvoorbeeld de ontvangers van een boom per klant of een persoonlijk certificaat, dan is de Partner de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. Voor die gegevens volgen we de instructies van de Partner; de afspraken daarover staan in onze algemene voorwaarden.

WoodYouCare Foundation is een aparte stichting en verantwoordelijk voor de gegevens van donateurs en voor haar eigen website. Zij heeft een eigen privacyverklaring op woodyoucare.foundation.

Account en Gebruikers. Naam, zakelijk e-mailadres, wachtwoord (alleen als versleutelde hash), taal, rol binnen het bedrijf en instellingen voor inloggen, zoals tweestapsverificatie of een passkey.

Bedrijf. Bedrijfsnaam, logo, huisstijl, website en het adres van je publieke impactpagina. Dit zijn meestal geen persoonsgegevens, maar bij een eenmanszaak kunnen ze dat wel zijn.

Koppeling met de stichting. De e-mailadressen die je bevestigt om je donaties te koppelen, een tijdelijke bevestigingscode, en de gegevens die de stichting over die donaties met ons deelt, zoals datum, project, aanplant en aantal bomen.

Betaling. Je pakket, je betaalperiode, factuurgegevens (bedrijfsnaam, adres, btw-nummer) en van je betaalmethode alleen het type en de laatste vier cijfers. Je volledige kaart- of rekeningnummer komt nooit bij ons; dat verwerkt Stripe.

Ontvangers. Naam en e-mailadres van mensen aan wie een Partner een boom of certificaat geeft, en van wie een cadeaucode verzilvert.

Contact en demo's. Wat je invult in het contact- of demoformulier: naam, bedrijf, e-mailadres, eventueel telefoonnummer en je bericht.

Technische gegevens. IP-adres, browser, tijdstip en de pagina's die je opvraagt, in logbestanden en foutmeldingen. Bij gebruik van de API ook de verzoeken die met je API-sleutel worden gedaan.

• Je Account aanmaken en beveiligen, en je toegang geven tot het Platform.
• Je donaties bij de stichting koppelen aan je Account en je bomen, aanplantingen en verklaringen tonen.
• Je impactpagina, widget, badge en certificaten maken, die je zelf deelt.
• Je pakket afrekenen, facturen maken en je administratie op orde houden.
• Je service-berichten sturen, zoals een bevestigingscode, een melding dat je proefperiode afloopt of een wijziging in onze voorwaarden.
• Je vragen, demoaanvragen en klachten beantwoorden.
• Het Platform beveiligen, misbruik voorkomen en fouten opsporen en oplossen.
• Voldoen aan wettelijke plichten, zoals de fiscale bewaarplicht.

We sturen geen nieuwsbrieven of reclame zonder je toestemming. We nemen geen besluiten over je die alleen op geautomatiseerde verwerking berusten.

• Uitvoering van de overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG): voor je Account, het koppelen van donaties, het tonen van je gegevens, betaling en service-berichten.
• Wettelijke verplichting (sub c): voor het bewaren van facturen en administratie.
• Gerechtvaardigd belang (sub f): voor beveiliging, logbestanden en foutmeldingen, voor het beantwoorden van contact- en demoaanvragen, en voor het verwerken van de gegevens van contactpersonen bij bedrijven. We wegen daarbij steeds af of jouw belangen zwaarder wegen.
• Toestemming (sub a): als we je daar ergens om vragen. Je kunt toestemming altijd weer intrekken.

WoodYouCare Foundation. Als je een e-mailadres bevestigt om je donaties te koppelen, sturen we dat adres naar de stichting. De stichting deelt dan de donaties en plantdata die bij dat adres horen met het Platform. De stichting deelt ook in het algemeen haar plantdata met het Platform, zoals projecten, aanplantingen, monitoring en verklaringen. De stichting is voor haar eigen gegevens zelf verantwoordelijk.

Stripe. Betalingen lopen via Stripe Payments Europe. Je betaalt op een betaalpagina van Stripe en beheert je betaalgegevens en facturen in het klantportaal van Stripe. Stripe verwerkt je betaalgegevens deels als onze verwerker en deels onder eigen verantwoordelijkheid, bijvoorbeeld om fraude te voorkomen. Zie de privacyverklaring van Stripe.

Andere dienstverleners. We gebruiken verwerkers voor hosting, het versturen van e-mail en het opsporen van fouten (Sentry). Met hen hebben we verwerkersovereenkomsten gesloten. Ze mogen je gegevens alleen gebruiken om hun dienst aan ons te leveren.

Openbaar. Je impactpagina, widget, badge en de vermelding in het partneroverzicht zijn openbaar. Daarop staan je bedrijfsnaam, logo en het aantal bomen waaraan je bijdraagt. Persoonlijke certificaten zijn zichtbaar voor wie de link heeft.

Overheid. We geven gegevens alleen aan instanties als de wet ons daartoe verplicht.

Verwerkt een dienstverlener gegevens buiten de Europese Economische Ruimte, dan gebeurt dat alleen met passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

• Account en bedrijf: zolang je Account bestaat. Na verwijdering van je Account wissen we de gegevens binnen dertig dagen, behalve wat we wettelijk moeten bewaren.
• Facturen en administratie: zeven jaar, vanwege de fiscale bewaarplicht.
• Bevestigingscodes: vijftien minuten geldig, daarna onbruikbaar.
• Contact- en demoaanvragen: tot twaalf maanden na het laatste contact, tenzij daaruit een overeenkomst volgt.
• Logbestanden en foutmeldingen: maximaal negentig dagen.
• Ontvangers: zolang de Partner die gegevens op het Platform bewaart, of tot de Partner zijn Account verwijdert.

Back-ups bevatten een kopie van deze gegevens en worden na een korte periode automatisch overschreven.

Het Platform en deze website gebruiken alleen cookies die nodig zijn om ze te laten werken:

• een sessiecookie, zodat je ingelogd blijft en je keuzes onthouden worden tijdens je bezoek;
• een beveiligingscookie tegen vervalste formulieren (CSRF);
• een cookie om ingelogd te blijven, alleen als je bij het inloggen kiest om onthouden te worden.

We gebruiken geen analytische cookies, geen advertentiecookies en geen tracking van derden. Daarom vragen we ook geen toestemming met een cookiebanner. Gaan we ooit cookies gebruiken die niet noodzakelijk zijn, dan vragen we eerst je toestemming.

Als je betaalt, kom je op een pagina van Stripe. Stripe plaatst daar eigen cookies, onder meer om fraude te voorkomen.

Je hebt het recht om:

• je gegevens in te zien;
• onjuiste gegevens te laten verbeteren;
• je gegevens te laten verwijderen;
• de verwerking te laten beperken;
• je gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen of te laten overdragen;
• bezwaar te maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang;
• een gegeven toestemming in te trekken.

Veel gegevens pas je zelf aan in je Account. Voor de rest stuur je ons een verzoek via contact. We antwoorden binnen een maand. Is een verzoek ingewikkeld, dan kunnen we die termijn met twee maanden verlengen; dat laten we je dan binnen de eerste maand weten. We kunnen je vragen je identiteit te bevestigen.

Gaat je verzoek over gegevens die een Partner over jou heeft ingevoerd, bijvoorbeeld als ontvanger van een boom, dan sturen we het door naar die Partner en helpen we die om het af te handelen.

Heb je een vraag over deze privacyverklaring of over hoe we met je gegevens omgaan, neem dan contact met ons op. Ben je niet tevreden, dan lees je in onze klachtenregeling hoe we klachten afhandelen.

Je hebt ook altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthouder in Nederland: autoriteitpersoonsgegevens.nl.

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als het Platform verandert. Bovenaan deze pagina staat wanneer dat voor het laatst is gebeurd. Belangrijke wijzigingen melden we je per e-mail of in het Platform.